Als meest sustainable melkproducent ter wereld – en dat willen blijven – is FrieslandCampina er alles aangelegen om steeds de juiste keuzes te kunnen maken in het innovatieportfolio. Voorheen werden innovatieprojecten vooral geprioriteerd op financiële bijdrage, volumes en sales. Het voorkomen van ‘bloopers’ met hun ongewenste effecten, was eigenlijk niet goed mogelijk. Sinds enige tijd waait er een andere wind bij de besluitvorming over innovatieprojecten. Door de adaptie van agile in haar innovatie portfolio kan FrieslandCampina sneller concepten testen in de markt. In het hybride portfolio dat daarmee is ontstaan kan de keuze voor stoppen of aanpassen van een project eerder en eenvoudiger worden gemaakt. Ook de meer strategische keuzes worden op andere criteria gemaakt. Niet alleen sustainability staat daarbij hoog in het vaandel, maar daarnaast zin ook andere doelen zoals ‘serving the costumer 24/7’ steeds belangrijker bij het maken van keuzes in het innovatieportfolio.

De nieuwe manier van werken heeft veel impact in de organisatie en de nieuwe aanpak begint nu vruchten af te werpen. Paul neemt je mee in lessons learned van FrieslandCampina en geeft je een doorkijk in de oude en nieuwe keuzecriteria en de resultaten daarvan. En laat zien hoe de verandering van strategie en de omslag naar een hybride portfolio de manier van project portfolio management verandert.

Binnen een domein kiezen op waarde, die wordt nagestreefd op directieniveau (top PI’s), die resoneren tot in de realisatieteams. Het creëren van flow en een value stream die meerdere hiërarchische niveaus beslaat: Van directie tot aan uitvoering, van business tot IT. In een complexe organisatie, waar prioriteiten stellen op basis van waarde een nieuw gegeven is. Hoe stel je prioriteiten, rekening houdend met de context, hiërarchie, verwachte doelstellingen en maximale flexibilieit? De aanpak is gebaseerd op het pullsysteem van Kanban, waarbij altijd de vraag centraal staat: ‘Welk initiatief levert de organisatie als geheel de meeste waarde op?’ Het gaat over vertrouwen creëren en experimenteren. Over vallen en opstaan. Ik neem je mee in mijn ervaringen bij complexe organisaties als Schiphol Group, Nationaal Archief en Dienst Justitiële Inrichtingen.

Als PPM-professional heb je doorlopend te maken met uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het in kaart brengen van het projectportfolio en zorgen voor een eenduidige en vooral gedragen set van besluitvormingsvariabelen. Om te komen tot oplossingen voor dit soort vraagstukken is LEGO® SERIOUS PLAY® ontwikkeld. Dit is een gefaciliteerde vorm van ‘serious gaming’, waarin design thinking en storytelling op speelse wijze zijn gecombineerd.

• Met Lego i.c.m. serious gaming kun je in korte tijd komen tot het uitwisselen van beelden en ideeën.
• De creatieve vorm zorgde voor interactie tussen deelnemers die elkaar daarvoor veelal nog niet hadden ontmoet.
• Met Lego Serious Play maak je het onzichtbare (gedachten die vaak niet worden uitgesproken) zichtbaar en in deze tastbaar.
• De workshop zorgt voor plezier aan de ‘speeltafel’

Een kernconcept in het lean & agile gedachtengoed is visualisatie. Daarmee kunnen wij als projectportfoliomanagers ook aan de slag. Naast onze Excel overzichten en dashboards kunnen wij namelijk het gesprek over het projectenportfolio faciliteren met een zogenaamd ‘project portfolio canvas’. Deze manier van visualiseren biedt de gelegenheid om alles wat bij het management van een projectenportfolio komt kijken op strategisch niveau te beschouwen. Het proces om tot een project portfolio canvas te komen én de uitkomst van het proces zijn waardevol. In deze workshop gaan de deelnemers na een korte introductie zelf aan de slag met het ‘beschilderen’ van een eigen canvas om ervaring op te doen met deze werkwijze.

Zou het niet mooi zijn? De stakeholders worden actief betrokken, ze zijn enthousiast en leveren een positieve bijdrage. Opdrachtgevers gaan voor hun projecten en programma’s staan, en pakken hun verantwoordelijkheden als het eropaan komt. Sociocratisch management krijgen dit voor elkaar.

Wat doen zij anders?
Met een eenvoudige simulatie laat Douwe u ervaren welk effect verschillende Governance stijlen en bijbehorende besluitvormingsstijlen hebben (de Magische, de Autocratische, de Democratische en de Sociocratische). Hoe een gezagsstructuur als Sociocratie kan bijdragen aan de betrokkenheid en het commitment van belanghebbenden voor beslissingen in het projectportfolio.

Na de 4 type beslissingen evalueren we in een open discussie wat er is plaats gevonden en welke handvatten dit oplevert voor de praktijk van elke dag.

Na afloop van de presentatie hebben de deelnemers inzicht in de vier basisbeginselen van de Sociocratische Kring Methode (SKM) en hoe deze een bijdrage kan leveren aan betere besluitvorming en betrokkenheid in het projectportfolio.

Als PPM-professional heb je doorlopend te maken met uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het in kaart brengen van het projectportfolio en zorgen voor een eenduidige en vooral gedragen set van besluitvormingsvariabelen. Om te komen tot oplossingen voor dit soort vraagstukken is LEGO® SERIOUS PLAY® ontwikkeld. Dit is een gefaciliteerde vorm van ‘serious gaming’, waarin design thinking en storytelling op speelse wijze zijn gecombineerd.

• Met Lego i.c.m. serious gaming kun je in korte tijd komen tot het uitwisselen van beelden en ideeën.
• De creatieve vorm zorgde voor interactie tussen deelnemers die elkaar daarvoor veelal nog niet hadden ontmoet.
• Met Lego Serious Play maak je het onzichtbare (gedachten die vaak niet worden uitgesproken) zichtbaar en in deze tastbaar.
• De workshop zorgt voor plezier aan de ‘speeltafel’

In het Diakonessenhuis is in 2017 een werkwijze ontwikkeld om multidisciplinair risicogestuurd keuzes te maken voor de organisatie als geheel. Medewerkers, commissies, managers, cliëntenraad; iedereen wordt gevraagd om op zijn terrein aan te geven waar risico’s aanwezig zijn binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied. Met een multidisciplinaire commissie worden deze gewikt en gewogen en vanuit de inhoud worden vervolgens keuzes gemaakt welke risico’s in ieder geval geëlimineerd moeten worden. Dit leidt tot een advies aan de Raad van Bestuur die hiermee wordt ondersteund in het nemen van zijn verantwoordelijkheid voor het ziekenhuis als geheel in plaats van het ziekenhuis bestaande uit losse afdelingen. Na een korte uitleg van het gedachtegoed laten de sprekers de deelnemers de systematiek concreet ervaren op basis van voorbeelden uit hun eigen organisatie. Het doel hiervan is dat het ze op andere gedachten brengt ten aanzien van het onderwerp keuzes maken in de projectportfolio van hun eigen organisatie.

De X matrix is een nuttig gereedschap om bedrijfsdoelen op de lange- middellange- en korte- termijn met elkaar te verenigen. Het stelt bestuurders in staat om het vizier te behouden op de lange termijn doelen (programma’s) zonder de aandacht te verliezen voor de randvoorwaardelijke verbetering aan staande organisatie (projecten en/of continu verbeter cycli).

Met het inzicht in samenhang dat uit de X matrix voortkomt, kunnen organisatie brede ‘keuze en prioriterings’ dialogen ondersteund worden zoals: Waar zetten we onze key resources en budgetten op in?, Welke verander initiatieven gaan we initiëren, met welke verwachte bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen en welke scope? Blijven we voldoende onderscheidend in de markt als we dit initiatief stoppen?

Als PPM-professional heb je doorlopend te maken met uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het in kaart brengen van het projectportfolio en zorgen voor een eenduidige en vooral gedragen set van besluitvormingsvariabelen. Om te komen tot oplossingen voor dit soort vraagstukken is LEGO® SERIOUS PLAY® ontwikkeld. Dit is een gefaciliteerde vorm van ‘serious gaming’, waarin design thinking en storytelling op speelse wijze zijn gecombineerd.

• Met Lego i.c.m. serious gaming kun je in korte tijd komen tot het uitwisselen van beelden en ideeën.
• De creatieve vorm zorgde voor interactie tussen deelnemers die elkaar daarvoor veelal nog niet hadden ontmoet.
• Met Lego Serious Play maak je het onzichtbare (gedachten die vaak niet worden uitgesproken) zichtbaar en in deze tastbaar.
• De workshop zorgt voor plezier aan de ‘speeltafel’